Privacyverklaring Portilog

  1. Waarom deze privacyverklaring?

Portilog cvba, Brouwersvliet 33/8, 2000 Antwerpen (hierna ‘Portilog’ of ‘we’) hecht grote waarde aan de bescherming van privacy en persoonsgegevens van haar cursisten, klanten, docenten en gebruikers van een platform/website/applicatie van Portilog (hierna ‘Gebruiker’ of ‘u’).

We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Privacywet en andere relevante vigerende wettelijke voorschriften.

Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de Privacywet betekent een verwijzing naar de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Iedere verwijzing naar de Verordening is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Met deze Privacyverklaring willen we u wijzen op eventuele verwerkingshandelingen ten aanzien van deze gegevens en op uw rechten. Door gebruik te maken van een platform/website/applicatie van Portilog verleent u expliciet uw toestemming met mogelijke verwerkingshandelingen door Portilog.

Het is mogelijk dat deze Privacyverklaring in de toekomst onderhevig is aan aanpassingen en wijzigingen. Het is aan u om op regelmatige basis dit document te raadplegen. Iedere substantiële wijziging zal steeds duidelijk gecommuniceerd worden op de platformen van Portilog.

  1. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De website portilog.be, het webplatform voor opleidingsverantwoordelijken mijn.portilog.be, het webplatform voor cursisten portara.be en andere applicaties zijn een initiatief van:

Portilog cvba Brouwersvliet 33, bus 8 2000 Antwerpen Tel: 03 205 18 88 info@portilog.be

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

We houden enkel die gegevens van u bij die noodzakelijk zijn om onze taak als opleidingsverstrekker zo goed mogelijk te kunnen vervullen en om u een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden.

De verzameling van persoonsgegevens wordt uitgebreider naarmate u intensiever gebruik maakt van een platform/website/applicatie van Portilog en van onze dienstverlening.

Het zijn gegevens die u ons zelf als Gebruiker meedeelt of die we via de opleidingsverantwoordelijke van uw bedrijf ontvangen, via papieren of elektronische invulformulieren, via een platform/website/applicatie van Portilog, of per mail. Het gaat voornamelijk om identiteitsgegevens zoals naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, functie en om uw contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres.

Voor gecertificeerde opleidingen houden we van cursisten ook het rijksregisternummer bij, voor uitwisseling met de Vlaamse overheid op basis van Vlaamse wetgeving.

Uitzonderlijk en als de wet dit oplegt (bijvoorbeeld voor mandaten in het Belgisch Staatsblad) beschikken we ook over andere gegevens zoals een privéadres en nummer van de identiteitskaart. Deze gegevens worden alleen gebruikt in de context waarvoor ze zijn opgevraagd en door u verstrekt.

Bij een bezoek aan een platform/website/applicatie van Portilog worden er ook enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn noodzakelijk om het gebruik van het platform/website/applicatie te optimaliseren. Deze gegevens zijn: IP-adres, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer u een platform/website/applicatie van Portilog bezoekt, verklaart u zich akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statistische doeleinden zoals hierboven omschreven.

  1. Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens gebruikt?

Gegevensverwerking is essentieel voor de werking van ons platform/website/applicatie en de daarbij horende diensten. De verwerking gebeurt uitsluitend voor volgende welbepaalde doeleinden:

  • U toegang verschaffen tot uw gebruikersprofiel.
  • Het aanbieden en verbeteren van een algemene en gepersonaliseerde dienstverlening, inclusief facturatiedoeleinden; aanbod van informatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen die nuttig en/of noodzakelijk zijn voor u; de verkrijging en verwerking van gebruikersbeoordelingen en het verlenen van ondersteuning.
  • Het aanbieden en verbeteren van de aangeleverde producten; persoonsgerichte en specifieke producten aan de hand van geleverde informatie en gegevens.
  • De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten en/of criminele gedragingen.
  • Marketing doeleinden.
  1. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden verwerkt voor intern gebruik binnen Portilog. We geven uw informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van Portilog of van onze partnerorganisatie SBM.

Portilog heeft alle mogelijke juridische en technische voorzorgen genomen om ongeoorloofde toegang en gebruik te vermijden.

We delen uw gegevens enkel met derden die betrokken zijn bij de begeleiding van (potentiële) cursisten, zoals bijvoorbeeld met de begeleidende docenten, met partnerorganisatie SBM of met andere opleidingsverstrekkers van wie Portilog opleidingen in het aanbod heeft opgenomen.

We delen uw gegevens ook met Port+, die de facturatie voor ons verzorgt en opvolgt.

Bij niet-betaling van een factuur, ondanks aanmaningen, kan de factuur samen met de nodige (persoons)gegevens worden overgemaakt aan een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder, om ze via de gerechtelijke weg te innen.

We zullen uw gegevens in andere gevallen niet gebruiken zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

  1. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

We mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig om het doel te realiseren waarvoor we ze worden verzameld. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen (boekhoudkundige, fiscale of juridische doeleinden).

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen zullen persoonsgegevens worden geanonimiseerd.

Bepaalde gegevens kunnen gedurende een periode van 5 jaar worden gebruikt om u op de hoogte te houden van nieuwe opleidingen en promoties, Tenzij u volgens de onder punt 7 beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.

  1. Hoe worden uw gegevens bewaard en beveiligd?

Portilog doet grote inspanningen om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen.

Alle medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en hebben een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend.

CRM

Portilog slaat uw persoonlijke gegevens op en verwerkt ze in een beveiligde database en heeft, samen met de betrokken leverancier van IT-diensten, technische en organisatorische beschermingsmaatregelen genomen om de door uzelf als Gebruiker of de door uw Opleidingsverantwoordelijke vrijgegeven informatie te beschermen tegen opzettelijk of onopzettelijk misbruik, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen. Ze stemmen overeen met de aard van de verwerkte persoonsgegevens en zijn evenredig met de mogelijke ernst van het risico.

Daar waar persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, wordt de informatie in versleutelde vorm doorgegeven om misbruik van de gegevens door derden te voorkomen. Onze beschermingsmaatregelen worden voortdurend herzien en bijgewerkt in overeenstemming met de nieuwste technologie.

Indien zich desondanks een datalek zou voordoen, zal Portilog onmiddellijk alle nodige maatregelen treffen om de gevolgen tot een minimum te beperken. Indien uw rechten hierdoor geschaad zijn, zal Portilog u hierover inlichten volgens de door de wet voorziene procedure.

Combell

Combell is een webhosting service. Hun diensten stellen ons in staat om onze websites op een handige manier te beheren en optimaliseren.

Uw gegevens worden opgeslagen op de beveiligde servers van Combell. Combell beschikt over een ISO 27001-certificaat voor data-beveiliging. Uw persoonlijke gegevens en privacy worden vertrouwelijk behandeld.

Privacybeleid Combell: https://www.combell.com/en/about-combell/privacy-policy

  1. Wij gebruiken ook cookies!

Tijdens een bezoek aan een platform/website/applicatie van Portilog kunnen ‘cookies’ op uw harde schijf geplaatst worden om het platform/website/applicatie beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Niet-functionele cookies helpen ons om uw bezoek aan het platform te optimaliseren en om technische keuzes te herinneren.

Voor een verder begrip van de wijze waarop wij cookies gebruiken om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, verwijzen wij u graag door naar onze Cookieverklaring.

Als u een platform/website/applicatie van Portilog wil consulteren, is het aan te raden dat u cookies ingeschakeld hebt. Hoe u cookies daarentegen kan uitschakelen, staat eveneens te lezen in onze Cookieverklaring.

  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Bij bewijs van uw identiteit als Gebruiker, beschikt u over volgende rechten:

Recht op inzage over de gegevens die we over u verzamelen

Wilt u inzage in de gegevens die we over u hebben verwerkt, stuur ons dan een mail. We zullen u zelf eerst opnieuw contacteren om uw identiteit te verifiëren. Vervolgens bezorgen we u binnen de 30 dagen een overzicht van uw gegevens.

Recht op aanpassing

Merkt u dat er fouten of onvolledigheden staan in de gegevens de we over u hebben verwerkt, maak dan gebruik van uw recht op correctie. Het volstaat ons van de onvolledigheden op de hoogte te brengen.

Eerst zullen we u zelf opnieuw contacteren om uw identiteit te verifiëren. Vervolgens doen we binnen de 30 dagen de nodige aanpassingen en bezorgen u hiervan een overzicht.

Recht om uw voorkeuren aan te passen

We houden u regelmatig op de hoogte van nieuwe opleidingen via nieuwsbrieven of per mail. Wilt u dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en email staat een link waarmee u uzelf direct kunt afmelden.

Recht op schrapping

Wenst u volledig uit onze databestanden te worden geschrapt? Stuur ons een mail en wij zorgen ervoor dat uw gegevens volledig worden gewist, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om de betrokken informatie te bewaren.

  1. Heeft u vragen over privacy of klachten?

Heeft u nog vragen en/of klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Portilog, dan kan u steeds terecht bij de verantwoordelijke gegevensbescherming.

  1. Verantwoordelijke gegevensbescherming

privacy@sbm.be

Portilog cvba, privacyverklaring versie 2018-08-13