Datum vacature: 1 september 2025
Wie is wij?
Portilog is hét opleidingscentrum voor bedienden in havengebonden en logistieke bedrijven en maakt deel uit van de opleidingsgroep waartoe ook de merken SBM en Escala behoren.
Jaarlijks verwelkomen wij meer dan 2.000 professionals op onze opleidingen. De thema’s zijn toegespitst op de sectoren scheepvaart, expeditie, douane, gevarengoed, modal shift en logistiek & hebben raakvlakken met de vakgebieden wetgeving, fiscaliteit en internationale handel. We coördineren en begeleiden meer dan 120 lesgevers bij het doceren van gespecialiseerde dag- en avondopleidingen. Daarnaast organiseren we ook bedrijfstrainingen op maat.
Om ons team te versterken, zijn we op zoek naar een
OPLEIDINGSCOÖRDINATOR HAVEN EN LOGISTIEK
Functieomschrijving
Als opleidingsmedewerker plan en organiseer je dag- en avondopleidingen, seminaries en/of bedrijfscursussen.
Binnen je hoofdtaak word je eindverantwoordelijke van een eigen pakket opleidingen, die je volledig ontwikkelt, uitwerkt, plant & organiseert. Bijgevolg werk je van A tot Z.
Je staat in voor een vlot operationeel beheer gedurende het ganse proces:
- Inplannen van de data van de verschillende trajecten
- Beheer van de inschrijvingen (incl. LMS-systeem)
- Contact met de docenten en cursisten
- Opstarten mee verzorgen
- Reservaties leslokalen
- Cursusmateriaal bestellen
- Opvolgen resultaten examens
- Certificering (opmaak en vrijgeven van de attesten in het LMS-systeem)
- Voorbereiden contracten en evaluaties docenten
- Bedrijfsopleidingen binnen de cluster organiseren
- Ondersteuning nieuw cursusjaar (in samenwerking met de andere opleidingscoördinatoren)
Aanvullend krijg je ook een aantal deeltaken:
Database-beheer
- Up-to-date houden van de contactgegevens
Financiële administratie
- Coderen en goedkeuren van facturen van jouw opleidingscluster
- Kosten/baten van jouw opleidingen beheren en bijsturen waar nodig (in samenspraak met directeur)
Ad hoc projecten
- Deelnemen aan adhoc projecten (vb. werkgroepen in het kader van verdere digitalisering binnen onze groep)
- Verbetervoorstellen formuleren om administratieve flow te optimaliseren
Profiel
- Je hebt minimaal een graduaatsopleiding en een uitgesproken interesse voor volwassenvorming
- Een eerste werkervaring in HR of logistiek/maritiem is een grote plus
- Onderwijskennis is een absolute troef en strekt tot aanbeveling (pedagogie, lerarenopleiding)
- Je denkt in oplossingen en bent positief ingesteld
- Je bent digitaal sterk onderlegd, social media kent geen geheimen voor jou
- Je wil meegroeien in de organisatie en bent een zelfstarter. Je houdt van uitdagingen en afwisseling.
- Je houdt van een zeer grote mate van zelfstandigheid
- Je kan zeer goed plannen
- Je werkt nauwkeurig, bent organisatorisch sterk en stressbestendig
- Je kan – bij voorkeur – vrij snel starten
Jobgerelateerde competenties
- De pedagogische middelen en noden van de organisatie bepalen Acties voor competentieontwikkeling, werving en opleiding, … opstarten
- Het opleidingsaanbod bij (potentiële) deelnemers promoten Relaties met partners ontwikkelen
- De activiteiten en het administratieve beheer van het personeel opvolgen en controleren
- Een opleidingsorganisatie coördineren en aanpassen aan de pedagogische, sociale, economische, technische, … evoluties
- Het evaluatieproces voor opleidingen ontwerpen en opstarten Studies uitvoeren
- De opleidingsactiviteiten administratief en financieel opvolgen en controleren
- Pedagogische, professionele, technische, … informatie en reglementeringen opvolgen en actualiseren
- De activiteiten van het pedagogische team plannen en coördineren (opleiders, gespreksleiders, deskundigen, …)
- De organisatie budgettair, administratief en op logistiek vlak opvolgen
- Deelnemers pedagogisch en administratief opvolgen Het evaluatierapport opstellen en het aan de financiers, partners, … voorleggen
- Ontwerpen van: Opleidingsplan
- Ontwerpen van: Pedagogische instrumenten, standaarden, testen, …
- Opstellen van standaarden voor: Opleidingen
Persoonsgebonden competenties
- Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
- Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
- Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.
- Doelgericht handelen.
- Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
- Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
- Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
- Ontwikkelen van nieuwe producten, diensten, processen en structuren.
Vereiste studies
- Graduaat & HBO5
- Professionele bachelor
- Gelijkwaardig door ervaring
Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring
Aanbod
- Wij bieden een veelzijdige en afwisselende functie aan met een ruime mate van zelfstandigheid en autonomie.
- Er zijn veelvuldige boeiende contacten met onze klanten (bedrijven), HR-verantwoordelijken, docenten, cursisten en programma-managers.
- Aangezien onze organisatie voor nieuwe boeiende uitdagingen staat, kan jij hier zeker mee je stempel op drukken.
- Een interessant loonpakket met extralegale voordelen (maaltijdcheques, sociaal abonnement en ecocheques) wordt voorzien.
- Na een inwerkperiode van minstens 6 maanden mogelijkheid tot 1 dag thuiswerk per week dit steeds in functie van de opleidingen & werkplanning op kantoor en collega’s.
- Leuke moderne werkomgeving in het hartje van de stad.
Plaats tewerkstelling
Portilog, Brouwersvliet 33/8, 2000 Antwerpen
Interesse?
Mail jouw motivatie met curriculum vitae naar Anja Vanderheyden op anja.vanderheyden@portilog.be